訪問前（アポイント）編

ビジネス相手の会社を訪問する際には、前もって先方に訪問の意思を知らせ了承を得る等のきちんとした段取りを踏む事が大切です。もちろん親しい相手であっても同様。相手の時間を頂く事に感謝の心を忘れずに！

１．アポイントの取り方

目的・日時・所要時間・場所・人数を明確に

まず電話などで、訪問する目的、希望の日時、面談(打合せ)に必要な時間、誰が訪問するのか等を伝える。 ※日時を決める際は、始終業時・ランチタイム・休日・週明けの初日・月末期末等は避けた方が良い。 　また先方の都合を優先させるようにする。 ◎アポイントの取り方の一例 自分： 「いつも大変お世話になっております。実は、この度の人事異動で、□□社様の担当がわたくしから島根という者に代わる事になりました。お忙しいところ恐れ入りますが、島根と共に一度ご挨拶にお伺いしたいと思います。△△様のご都合は如何でしょうか」 先方： 「そうですか、来週の火曜日でしたら時間が取れますが」 自分： 「来週●●日の火曜日ですね。お時間は何時頃がよろしいでしょうか」 先方： 「3時頃はいかがですか」 自分： 「わたくしの方はけっこうです。それでは●●日火曜日の午後3時に御社にお伺い致します。お忙しい所恐れ入りますがよろしくお願い致します。」

２．外で待ち合わせをする場合

分かりやすい場所と目的の妨げにならない雰囲気でセレクト

�@わかりやすい場所を 　 　 公共施設や駅周辺のビジネスホテルなど比較的分かりやすい場所を選ぶようにしよう。先方がよく利用するお店などを指定された時は、近くに目印になる建物などがあるかどうか確認する。また店の名前も念を入れて確認しておこう。 　 �A連絡先の確認 　 　 前の打ち合わせが長引いて待ち合わせ時間に遅れるなど、いざという時の為に連絡がとれる方法を確認しておく。理由を説明し、相手の携帯電話の番号を伺っておくと良いでしょう。また念のため、お店の電話番号を調べて置く事も忘れずに。もちろん相手にも連絡の取れる手段(自分の携帯番号等)を伝えておきましょう。 　 �B自分の容姿を伝える 　 　 初めて会う人には、自分の容姿(髪型・身長・体型・眼鏡の有無等)や持ち物などを伝える。目印になるものを持っていくと良いでしょう。

３．アポイントの変更をする場合

変更はすぐに連絡を！

原則として変更はしない。但し、えむを得ない変更はすぐに連絡をし、変更についてまずお詫びし、変更の理由を手短に説明する。そして次の約束を頂く努力を怠らない。 ◎アポイント変更の一例 自分： 「大変申し訳ございませんが、先日お約束を頂きました15日木曜日の打ち合わせの件ですが、日程を変更して頂けないかと思いご連絡させて頂きました」 先方： 「どういうことですか」 自分： 「はい、当方の勝手な都合で誠に申し訳ありませんが、実は14日から16日まで急な出張が入りまして、お約束の時間にお伺いする事が出来なくなりました」 先方： 「それはまた急な出張ですね」 自分： 「はい、こちらからお願い申し上げてお時間を頂戴しておきながら誠に申し訳ないのですが、14日以前か、もしくは17日以降でご都合のよろしい日を指定して頂けましたら、必ずお伺い致します。改めましてお時間を頂戴できないでしょうか」 先方： 「20日の午前中でしたらいつでも大丈夫です」 自分： 「ありがとうございます。そうしましたら20日の火曜日、午前10時に伺わせて頂きます。よろしくお願い致します。」

接客（対応）編

《会話編》