メール 編

今や仕事の場面で、会社によっては電話やＦＡＸよりも使用頻度が高い場合もあるＥメールですが、文書やＦＡＸとは違うＥメール独特のルールやマナーがあります。これをマスターしてあなたもＥメールをツールとして活用しよう！

１．メール送信の基礎

�@送信先やアドレスは正確に！ 　 アドレスの記号一つでも間違うと、相手に届かないだけでなく、誤送先のサーバーにも迷惑をかけてしまう事になります。アドレスの入力の際は、一文字一文字注意しよう。 　 �A件名(サブジェクト)は本文内容が推測できるものに！ 　 メールを受取った相手が最初に目に付くのが件名です。毎日多くのメールを受取るビジネスパーソンにとっては、対応する優先順位をつける為にも、本文を開かなくとも件名で内容が分かるものがベストなのです。 　 �B本文は簡潔に！ 　 一人一人個別のアドレスを設定している会社でも、本文の最初には「○○会社○○様」のように再度宛先を明記する方が丁寧です。 自分のアドレスだけでは誰なのか分からない場合があります。用件に入る前に「○○会社の○○です」と名乗りましょう。 簡潔さを求められるＥメールに於いて、一般の手紙のような時候の挨拶などは不要です。「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶から始めましょう。 Ｅメールに限った事ではありませんが、仕事上の文章は結論から入り、簡潔にまとめるよう心掛けましょう。最後まで読まなければ用件が分からないようなメールはビジネスシーンでは不適切です。 相手に読みやすいようにする為、一行は35文字程度にしよう。また、長文を送る際には5行程度づつの段落に分け、その間に一行づつ間隔を空けると更に読みやすいでしょう。 本文最後も、手紙のような「敬具」等の形式は必要ありません。「それでは宜しくお願い致します」のように簡潔に結びましょう。

２．こんな事も注意しよう！！

�@Ｅメールでは使えない文字がある 　 半角カタカナ・丸付き文字(�@など)・ローマ数字(�Yなど)や特殊な記号は自分のパソコンでは表示されても相手のパソコンでは文字化けする場合があるので、使わないようにしよう。また、日頃使わない難しい漢字も避けた方が良いでしょう。 　 �A相手の受信環境を考慮しよう 　 相手の受信環境を考慮しよう/ 相手が使用しているメールソフトが分からない場合、太字・色文字など装飾を加えたメールは避けた方が無難です。 　 �Bメールに頼り過ぎない 　 メールに頼り過ぎない/ メールは相手の時間的な都合を考える必要なく、用件が早く確実に伝えられるように思いがちですが、送信途中で事故があったり、相手が長期出張などすぐに確認する事が出来ない場合もあるでしょう。重要事項や相手の返答を急ぐ場合は、電話で一言メール送信の旨を伝えておくと良いでしょう。 　 �C返事は早めに 　 メールを受取った場合、読んだかどうかは先方には分かりません。たとえ依頼や質問内容の返答自体は時間がかかる場合でもメールを確認した旨は伝えておきましょう。

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